Vertrouwenspersoon

Werkwijze signalen Vertrouwenspersoon (VP)

1 Kader en verantwoordelijkheden
De Vertrouwenspersoon is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor eenieder die opmerkingen, vragen of signalen heeft m.b.t. tot seksuele intimidatie of ander grensoverschrijdend gedrag en geweld, pesten en uitsluiting, discriminatie, en andere vormen van intimidatie of over een concreet incident een gesprek of melding wil doen bij de vereniging. De VP is aanspreekbaar voor sporters, ouders van sporters, coaches en trainers, toeschouwers, kaderleden, vrijwilligers en bestuur etc. De VP is niet een formeel meldpunt in de sport, de melder formaliseert de melding zelf bij het bestuur van de vereniging of de sportbond of het Centrum Veilige Sport Nederland.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de veiligheid van haar leden. De bestuurder heeft vanuit zijn rol vertrouwelijkheid in acht te nemen over de tot hem komende informatie. Vanuit de bestuurlijke rol is het niet gepast om tegelijkertijd de rol van Vertrouwenspersoon te vervullen waar de eerste signalen vertrouwelijk binnen komen.

Gesprekken met de VP zijn vertrouwelijk. Vanuit de rol van VP mag er verwacht worden dat er vertrouwelijk en discreet met informatie wordt omgegaan. Dit betekent niet dat de gesprekken onder geheimhouding vallen zoals bij een formele vertrouwenspersoon of een arts.

De VP zal in alle gevallen dat hij/zij op welke wijze dan ook kennis neemt van een incident m.b.t. grensoverschrijdend gedrag of misdrijf dit (eventueel geanonimiseerd op verzoek van diegene die gesproken is) met het bestuur bespreken en in ieder geval via verslaglegging voorleggen. Alléén wanneer het bestuur niet zonder nadere informatie kan handelen, zal het de VP om de eventueel geanonimiseerde informatie gevraagd worden. De VP bespreekt dit verzoek vervolgens met de melder.

In onderstaande handelswijze wordt stapsgewijs de rol van de VP beschreven.

2. Handelswijze

2.1 Zelf signaleren
Bij vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, anonieme signalen, eigen waarnemingen, of geruchten daarover, licht de VP zelf proactief het bestuur in.
Besluit het bestuur daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de VP daar niet mee belast. Ook wordt de VP niet belast met inhoudelijke taken bij een eventueel tuchtrechtelijk traject, ook al komen de signalen van hem/haar. De VP kan wel door aanklagers van bonden of het ISR Sport Rechtspraak bevraagd worden over dat wat hem/haar ter ore is gekomen.

2.2 Incident of signalen gesprek
2.2.1 Eerste opvang: verhaal en emoties
ledereen kan een beroep doen op de VP voor vragen en vermoedens met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag. De VP is hiervoor naast de verantwoordelijk bestuurder het aanspreekpunt binnen de vereniging. Het bestuur is verantwoordelijk voor de juiste opvolging/oplossing van een incident.

De betrokkene moet in de eerste plaats in vertrouwen een verhaal kwijt kunnen en worden opgevangen in verband met emoties die daarbij kunnen spelen. De VP vraagt niet om eventuele bewijslast of materialen aan te leveren om hiermee een eventueel politie onderzoek niet te verstoren. De VP wijst er wel op dat het veiligstellen van bewijslast van belang is en laat zich door het CVSN infomeren hoe dit het veiligst kan gebeuren.

De VP informeert over de volgende kaders:

• elk incident wordt met het bestuur besproken omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en daarnaar te Dit kan op verzoek geanonimiseerd gebeuren;
• er is geen sprake van vertrouwelijkheid of geheimhouding indien deze in strijd is met het strafrecht of een groter maatschappelijk belang. Of als het bestuur oordeelt dat de veiligheid van één of meerdere van haar leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit;
• uitleg over bestuurlijke meldplicht rondom seksuele intimidatie en verschoning van de VP

 

2.2.2 Overleg over vervolgstappen
Naar aanleiding van wat de VP ter ore komt, wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe de betrokkene zich kan wenden voor de verschillende vervolgstappen. Gebruik hiervoor de infographic van het CVSN voor melders.

De betrokkene maakt hierin zelf een keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen zoals de eigen sportbond, maatschappelijk werk, huisarts etc. De betrokkene wordt geïnformeerd over het CVSN en sportbonden landelijk netwerk voor hulpverlening, en de lokale partijen.

2.2.3. Verslag aan bestuur
De VP brengt het bestuur altijd op de hoogte van hetgeen een betrokkene heeft verteld en welke afspraken met betrekking tot de doorverwijzing zijn gemaakt. Vanuit de AVG is een herleidbare beschrijving een persoonsgegeven en daarmee nadrukkelijk reden om deze verslagen veilig en netjes te bewaren.

3. Opheffen vertrouwelijkheid
De VP kan in de situatie komen dat men de vertrouwelijkheid moet doorbereken. De VP informeert de betrokkene over de gevolgen die dit heeft voor de stappen die de VP gaat nemen. Het bestuur beoordeelt hoe vanuit de bestuurlijke verantwoordelijkheid moet worden gehandeld. lndien dit handelen vereist dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene van het bestuur hierover uitleg krijgen en om zijn/haar toestemming worden gevraagd. Bij toestemming van de betrokkenen is de vertrouwelijkheid opgeheven.

Opheffen van vertrouwelijkheid stappen:

• de VP en/of de bestuurder heeft betrokkene uitgelegd waarom hij/zij deze stap moet nemen en om diens toestemming daarvoor is gevraagd;
• het is gebleken dat er geen andere weg is dan het opheffen van de vertrouwelijkheid om het voor het bestuur mogelijk te maken haar verantwoordelijkheid te nemen;
• naar het oordeel van het bestuur zal het niet-opheffen van de vertrouwelijkheid voor betrokkene en/of derden schade of gevaar opleveren en dit kan worden voorkomen;
• er in gevallen van ernstige twijfel bij de VP en/of bij het bestuur aan de juistheid van het opheffen van de vertrouwelijkheid, consultatie van zijn/haar collega op bondsniveau of CVSN heeft plaatsgevonden.

Opheffen van de vertrouwelijkheid gebeurt overigens met inachtneming van alle verplichtingen die het bestuur en VP hebben voor de bescherming van de privacy van alle betrokken partijen. Met de betrokkene bespreekt de VP en de bestuurder de mogelijke gevolgen van deze stap en verwijst de betrokkene naar relevante hulpverlening. Tevens wordt afgesproken hoe betrokkene op de hoogte wordt gehouden van het handelen van het bestuur.

Vertrouwelijkheid opheffen zonder toestemming betrokken kan voorkomen:

• als de betrokkene zelf in gevaar verkeert en niet kan/durft te handelen in belang van de eigen veiligheid;
• vanwege het algemeen of maatschappelijk belang van een veilige sportomgeving, dat het belang van het individu overstijgt;
• vanwege de Nederlandse wetgeving die in bepaalde gevallen de VP en het bestuur verplicht de vertrouwelijkheid te doorbreken;
• vanwege Meldplicht seksuele intimidatie, matchfixing en doping voor bestuurders en begeleiders zoals belegt in het tuchtrecht.

In mei  2018 is de Meldplicht voor vermoedens van seksuele intimidatie en misbruik voor bestuurders en de meldverantwoordelijkheid leden aangenomen in het sport tuchtrecht in de Algemene Leden Vergadering van het NOC* NSF. Dit betekent dat leden van een vereniging opgeroepen worden van hun verantwoordelijkheid gebruik te maken en zich te melden bij hun bestuurder. Dit betekent dat bestuurders gemelde zaken en signalen over seksuele intimidatie en misbruik moeten melden bij hun bond of het CVSN.

De VP valt zelf niet onder de meldplicht seksuele intimidatie, maar draagt wel een meldverantwoordelijkheid omtrent ernstige misstanden. De VP kan te allen tijde sparren over incidenten met het CVSN en de eigen sportbond.

In geval dat de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven omdat er sprake is van een ernstig strafbaar feit waar aangifteplicht voor geldt, zoals bij verkrachting, dan stelt de VP het bestuur daarvan in kennis en zal het bestuur deze verplichting tot aangifte moeten nakomen. Doet  zij dat niet, dan berust deze verplichting in even grote mate bij de VP. Deze kan echter geen aangifte doen namens de vereniging, maar doet dat dan als privépersoon.

Functieprofiel Vertrouwenspersoon

Algemene taakomschrijving en rol context
De VP is een contactfunctionaris binnen de vereniging die zich inzet voor het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag, en is laagdrempelig aanspreekbaar als er vragen en/of zorgen zijn en bij incidenten. De VP hoort aan en verwijst door, de VP is niet verantwoordelijk voor de oplossing van een incident.

Grensoverschrijdend gedrag in de sport wordt gedefinieerd als;
“Enige vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd”

In de sport verstaan we onder grensoverschrijdend gedrag seksuele intimidatie en misbruik, intimidatie en machtsmisbruik, pesten en uitsluiting, agressie en geweld en alle vormen van discriminatie. Daarbij zijn we als sport alert op matchfixing, doping en integriteitsschendingen zoals fraude of belangenverstrengeling. Bij de bestuurder van de vereniging, de sportbonden en het Centrum Veilige Sport Nederland kan en mag alles besproken en gemeld worden.

Taken
Preventie
1. Profileren en aanspreekpunt binnen de vereniging.
2. Bestuur adviseren t.a.v. sociale veiligheid beleid en mede uitvoeren

De VP zorgt ervoor dat de rol bij iedereen bekend is en draagt zorg voor bereikbaarheid en zichtbaarheid.

Signalen
3. Eerste opvang en vertrouwelijk gesprek
4. Vervolg stappen bespreken met melder
5. Rapportage en verslaglegging over incidenten aan bestuur

De VP informeert het bestuur proactief over zorgelijke signalen.

Randvoorwaarden voor rol en positie

• Het bestuur wijst een aanspreekpunt aan voor de VP.
• Het bestuur stelt de VP formeel aan in de rol en informeert de leden over dit besluit.
• De VP moet een VOG (verklaring omtrent gedrag) afgeven.

De VP valt niet onder de tuchtrecht meldplicht rondom seksuele intimidatie zoals belegd voor de bestuurders. De VP heeft wel een meldverantwoordelijkheid bij ernstige misstanden en heeft een meldplicht zoals iedere burger volgens de Nederlandse wet hoort op te volgen.

Invulling Apollo ‘68
Dit document is gebaseerd op het document “werkwijze signalen Vertrouwenscontactpersoon vereniging (VCP-V)” en het “functieprofiel Vertrouwenscontactpersoon vereniging (VCP-V)” van NOC*NSF, Centrum Veilige Sport Nederland.

De vertrouwenspersoon (VP) van Apollo ’68 is Esther Molenaar. Zij is bereikbaar via [email protected].

Meldingen kunnen ook worden gedaan aan de voorzitter van het bestuur van Apollo ’68, Rosan Wenker ([email protected]), of iedere andere bestuurder van Apollo ’68. Het formele aanspreekpunt van de vertrouwenspersoon is de voorzitter.